No universo do desenvolvimento de produtos digitais, é comum que equipes enfrentem desafios como prazos estourados, retrabalho constante e longas listas de tarefas que parecem nunca terminar, e essa era exatamente a realidade do time de projetos da Mainô.

Para superar esses obstáculos e aumentar a eficiência, percebemos a necessidade de uma metodologia que nos permitisse entregar projetos complexos com previsibilidade, reduzir retrabalho e manter o time motivado. Foi nesse contexto que adotamos a metodologia Shape Up, e os resultados foram transformadores.

Neste artigo, vou compartilhar os principais benefícios dessa abordagem e como ela impactou diretamente a forma de trabalhar do nosso time.

O que é Shape Up?

O Shape Up é uma metodologia de gerenciamento de projetos desenvolvida pelo Basecamp, com foco em entregar trabalhos significativos dentro de prazos realistas e com menor risco de projetos intermináveis.

Sua estrutura se apoia em três pilares principais:

1. Ciclos de até seis semanas
   Tempo suficiente para concluir algo relevante, mas curto o bastante para manter o foco e o senso de urgência.
   
   
2. Modelagem antes da execução (Shaping)
   Projetos são estruturados e refinados antes de envolver a equipe, com riscos mapeados e limites bem definidos.
   
   
3. Apostas em vez de backlog
   Em vez de longas listas de tarefas acumuladas, o time trabalha com propostas (pitches) e decide estrategicamente o que será desenvolvido em cada ciclo.
   

Como se estrutura o Shape Up?

1. Modelagem (Shaping) antes de planejar

Antes de qualquer projeto entrar em execução, ele passa por uma fase de modelagem, conduzida por membros mais seniores do time, como gerente de produto, líder técnico ou designer.

Nessa etapa:

• Definimos o problema real a ser resolvido.
  
• Estabelecemos o apetite (quanto tempo vale investir no projeto).
  
• Criamos uma solução no nível certo de abstração, usando esboços simples.
  
• Identificamos riscos e armadilhas para evitar bloqueios durante a execução.
  

O resultado dessa etapa é o Pitch, documento que descreve o problema, o apetite, a solução proposta, riscos e limitações.

2. Aposta em projetos (Betting)

No Shape Up, não existem backlogs intermináveis. Em vez disso, os projetos modelados viram propostas levadas à Mesa de Apostas, realizada a cada ciclo.

Nesse momento:

• Cada pitch é analisado por quem tem poder de decisão (gerência e liderança de produto).
  
• Apenas os projetos que realmente valem a aposta são selecionados para o próximo ciclo.
  
• Projetos não escolhidos não ficam em backlog — só retornam se alguém os defender novamente no futuro.
  

3. Execução em ciclos de até seis semanas

Os projetos selecionados entram em ciclos com tempo fixo e escopo variável.

Durante o ciclo:

• A equipe recebe o projeto inteiro, e não tarefas fragmentadas.
  
• Designers e desenvolvedores definem suas próprias tarefas e ajustam o escopo quando necessário.
  
• O foco é concluir uma parte de cada vez, integrando front e back-end para gerar entregas tangíveis.
  

Caso o projeto não seja concluído dentro do ciclo, ele não é automaticamente estendido, precisa ser repensado antes de uma nova aposta.

4. Cool-down e preparação para o próximo ciclo

Após cada ciclo, é realizado um período de duas semanas de cool-down, dedicado a:

• Corrigir bugs e pendências menores.
  
• Explorar novas ideias e modelar os próximos projetos.
  
• Avaliar os aprendizados do ciclo anterior.
  

Esse intervalo evita sobrecarga e permite planejamentos mais assertivos para os ciclos seguintes.

Principais Benefícios do Shape Up

Previsibilidade e foco

Com ciclos definidos e escopo variável, o time sabe exatamente o que precisa ser entregue e mantém foco no que realmente importa.

Exemplo:
Na Área do Despachante, conseguimos entregar exatamente o que foi proposto para a sua primeira versão de validação com os clientes.

Redução de retrabalho e frustração

Ao modelar os projetos previamente, eliminamos riscos e armadilhas antes do início do desenvolvimento.

Exemplo:
Na Gestão de Catálogo de Produtos, mapeamos com antecedência todas as informações necessárias das APIs do Portal Único, toda regra de negócio que queríamos para o nosso produto e o que seria priorizado em cada ciclo e versão. 

Maior engajamento e autonomia da equipe

Equipes pequenas e multidisciplinares assumem responsabilidade do projeto do início ao fim, aumentando o senso de propriedade.

Exemplo:
No Câmbio Tech, designers e desenvolvedores trabalharam juntos desde o início, tomando decisões rápidas e assertivas sem depender de alinhamentos constantes.

Flexibilidade estratégica

Sem um backlog infinito, apenas ideias realmente relevantes retornam para discussão em novos ciclos, mantendo o foco no que gera mais valor.

Exemplo:
Após validarmos a primeira versão da Área do despachante e criarmos uma segunda versão de melhorias, não avançamos com as ideias que estavam sendo debatidas devido à falta de adesão dos nossos clientes. 

Ritmo sustentável

A alternância entre ciclos e períodos de cool-down permite que o time respire, faça ajustes e se prepare para os próximos desafios.

Exemplo:
No fim de cada trimestre, realizamos essa pausa para levantar pontos de melhoria e iniciar os próximos ciclos mais preparados.

Transformação na gestão de projetos

Adotar o Shape Up significou transformar nosso gerenciamento de projetos em uma prática mais estratégica, eficaz e motivadora.

Em vez de sobrecarregar o time com tarefas fragmentadas e prioridades voláteis, criamos um ciclo virtuoso de entrega contínua:

• Projetos planejados com clareza.
  
• Equipes autônomas e focadas.
  
• Valor entregue com previsibilidade.
  

O objetivo central é claro: entregar projetos significativos, dentro de prazos realistas, com menos riscos e mais autonomia para o time.

Conclusão

Se a sua empresa busca uma abordagem mais eficiente, previsível e motivadora para gerenciar projetos, o Shape Up é uma excelente escolha. Ele combina simplicidade, foco em resultados e valorização da criatividade da equipe, garantindo entregas consistentes e impacto real para os clientes.